تعریف سیستم پشتیبانی مدیریت ارشد ESS

تعریف سیستم پشتیبانی مدیریت ارشد ESS

مقدمه

بسياري از صاحبنظران مديريت و سازمان تصميم گيري را جوهر مديريت دانسته اند و موفقيت و شكست بسياري از سازمانها را در گرو تصميم گيري مديران قلمداد كرده اندبراي مثال هربرت سايمون مديريت و تصميم گيري را دو واژه مترادف دانسته و اين وظيفه را مهمترين و اصلي ترين وظيفه مديران تلقي نموده است . به علاوه ازنظر داركر مديريت چيزي جز عمل تصميم گيري نيست و تصميم گيري كانون اصلي مديريت و اساس وظيفه مديران را تشكيل مي دهد.مديران همواره با مسائلي مواجه هستند كه اخذ تصميم از جانب آنان را ميطلبد به طوريكه از يك سو چگونگي اين تصميم ها ، ميزان موفقيت اهداف سازمان را معين مي كند واز سوي ديگر تصميم گيري مجموعه اي از مراحل و اقدامات مشخص را در بر م گيرد كه اطلاعات در آن نقش مهم و حياتي ايفا مي كند.بر همين اساس تصميم گيري را آخرين مر حله استفاده از اطلاعات دانسته اند.

در نتيجه مشخص است كه هر قدر دسترسي به اطلاعات در مراحل مختلف فرايند تصميم گيريسريع تر ، دقيق تر و بهنگام تر باشد ميزان اتكا و اطمينان به تصميمات اخذ شده و نتايج آن بيشتر خواهد بود . بنابراين نقش نظامهايي كه بتوانند به مديران در انجام تصميم هايشان كمك كنند مهم و اساسي است.

پيشينه سيستم هاي پشتيباني مديريت ارشد

واژه EIS ابتدا در اواخر دهه 1970 از MIT شروع شد و بوسیله راکارت Rokart” “و تریسی treacy” “در سال 1981 در چندین مقاله کاری مختلف و یک مقاله در هاروارد بیزینس رویو “Harvard businessreview”به شهرت رسید

( 1994، Cheng & Negi)

تعریف سیستم پشتیبانی مدیریت ارشد

سیستم های اطلاعاتی هستند که نیازهای اطلاعاتی مدیران ارشد را تامین می کنند .(صرافي زاده ،علي پناهي،1380)

تعریف دیگر

ess یک سیستم کامپیوتر محور است که این قابلیت را برای مدیر سطح عالی ایجاد می کند که دسترسی آسان به اطلاعات داخلی و خارجی که با تصمیم گیریهای استراتژیک و سایر مسئولیتهای اجرایی مرتبط است را داشته باشند .Horn Nord & Deryl nord, 1995) )

تعریف دیگر

سیستم پشتیبانی مدیر ارشد سیستم های کامپیوتری هستند که متناسب با شیوه مدیریت و مسئولیتهای مدیران ارشد ایجاد شده اند . و با تعبیه امکانات خاص این سیستمها نیازهای زیر را تامین می کنند.

نيازهاي اطلاعاتي مديران ارشد

• به سرعت بتوانند موقعیت را درک کنند
• کارهای تجاری سازمان را تسهیل نمایند
• مطرح شدن چند مسئله همزمان
• برای ایجاد برنامه کاری
• برای حفظ دیدگاه از موسسه
• برای حفظ چشم انداز در صنعتsenn, 1990))

ویژگیهایی که یک سیستم پشتیبانی مدیریت اجرایی باید داشته باشد

نمایش به صورت نمودار و تصویر به منظور آسان بودن

رابط جهت استفاده آسان

ارائه اطلاعات کلی و جامع

ارائه جزئیات در صور ت لزوم

هماهنگی منابع مختلف داده ها

به موقع بودن اطلاعات

اثر بخشی در شرایط عدم اطمینان

داشتن نگاه به آینده

استفاده کنندگان از Ess

اگر چه Ess تنها برای استفاده مدیران اجرایی ارشد و ceo ها طراحی شده است با این حال در خیلی از سازمانها صدها استفاده کننده از Ess وجود دارد . ولی هدف اصلی سیستم های پشتیبانی مدیران ارشد اجرایی تامین اهداف مدیر ارشد اجرایی است

Horn Nord & Deryl nord, 1995) )

میزان استفاده مدیران مختلف از :ess منبعHorn Nord & Deryl nord, 1995) )

تفاوتESS با EIS

واژه ess و eis اغلب به جای همدیگر به کار میروند اما اغلب ess اشاره به یک مجموعه گسترده تر از قابلیتها نسبت به eis می باشد. ( 1994، Cheng & Negi)

تفاوت ESS با DSS

DSSها عمو ما تمر كز بر مدلها دارند . درحاليكه ESS ها نوعا شامل مدل نمي باشند و تمركز آنها بر تعيين مساله و گر دآوري داده است و بنابراين مدلهاي رياضي در حمايت از اين مرحله از فرايند تصميم گيري مفيد نخواهد بود. در بيشتر اوقات اطلاعات توليد شده بوسيله EIS به عنوان ورودي براي DSS مورد استفاده قرار مي گيرد. ( 1994، Cheng & Negi)

قابلیتهای ess

1. ارائه دیدگاه جامع از سازمان: یکی از نقشهای کلیدی مدیران ارشد داشتن دیدگاه جامع از سازمان است.
2. پشتیبانی از برنامه ریزی استراتژیک : منظور از برنامه ریزی استراتژیک تعیین اهداف بلند مدت سازمان است که از طریق تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان , پیش بینی روندها در آینده , برنامه ریزی خطوط جدید تولید, تهیه تجهیزات جدید و اتخاذ تصمیمات خاص در شرایط حاد اقتصادی میسر می شود.
3. پشتیبانی از سازمان دهی و تامین نیروی انسانی در بلند مدت. مدیران ارشد باید به ساختار سازمانی نیز توجه داشته باشند.
4. پشتیبانی از کنترل استراتژیک : بخش دیگری از تصمیمات مدیران ارشد به کنترل استراتژیک معطوف می شود که نظارت و مدیریت عملیات کلی سازمان است. یک سیستم essکارآمد می تواند به مدیران ارشد کمک کند تا ضمن کنترل بر ابعاد مختلف سازمان از منابع مو جود به بهترین نحو استفاده کنند.
5. حمایت از مدیریت در شرایط بحرانی : حتی با برنامه ریزی دقیق استراتژیک هم ممکن است بحران بروز نماید . حوادث غیر مترقبه مانند سیل و بروز اختلال در سیستم ها می تواند بخش های عمده سازمان را با بحران مواجه سازد . مدیریت این بحرانها نیز از وضایف مدیریت ارشدمی باشد . در بسیاری از موارد طرحهای اضطراری استراتژیک را می توان با کمک ess جایگزین نمود تا سازمان بتواند بر بحران ها فائق آ ید.( صرافی زاد ه, علی پناهی, 1380)

هدف ess

هدف اصلی یک ess دریافت داده ها از منابع مختلف ,هماهنگ و سازگار نمودن آنها و نمایش اطلاعات حاصل به شکل جامع است تا استفاده از آنها آسان باشد . بنابراین ساختارess باید به شکل زیر باشد:

مدل يك EIS

شکل یک EIS کامپیوتر محور معمولاً شامل یک کامپیوتر شخصی است در اغلب شرکت ها ای کامپیوتر شخصی به یک کامپیوتر مرکزی شبکه شده است، همان طور که در مدل EIS نمایش داده شده است. کامپیوتر شخصی مدیران ارشد خدمات خود را در محیط کار مدیران اجرایی ارائه می کند. یک شکل سخت افزاری شامل انبار ثانویه می باشد. پایگاه داده مدیران شامل داده و اطلاعات است که بوسیله کامپیوتر مرکزی شرکت از پیش پردازش گردیده است. مدیر اجرایی از میان منوهای مختلف صفحات نمایش از قبل ایجاد شده را انتخاب می کند و یا یک حداقل مقداری از پردازش را انجام می دهد. همچنین سیستم به ما اجازه می دهد تا از electronic mail استفاده کنیم تا به اطلاعات و داده ها محیطی دست یابیم. در تعدادی از eis ها همچنین اخبار رایج و توضیحات اطلاعات نیز پشتیبانی

)منبع : (Mcleod,1995

تکنولوژی ess

نرم افزارهای ess برای اولین بار در اواخر دهه 1970 بوسیله تعدادی از شرکتها ساخته شد . اما توسعه تجاری نرم افزارها تا اواسط دهه 1980 صورت نگرفت. انتخاب نرم افزار یک موضوع مهم برای سازمانهایی است که به دنبال خرید و استقرار سیستم ess می باشند. نرم افزارهای ess مناسب برای همه کامپیوترها با قیمتی کمتراز100$برای

“Microsoft Open eis pak”

تا بیش از 300000$ برای یک ess با دامنه کاملی از قابلیتها و کاربران نامحدود.

در شكل زير ميزان استفاده از انواع مختلف سيستم هاي پشتيبان مديريت اجرايي آورده شده است:

ميزان استفاده ازسيستم هاي eis مختلف Horn Nord & Deryl nord, 1995) )

مزایای به کار بستن یک ess

خرید یک ess با قابلیت کامل , گرانترین گزینه می باشد با این وجود بیشترین منافع را عاید ما می کند برای مثال شرکت فورچون500 “Fortune 500”20 میلیون دلار در یک سال مستقیما بواسطه استفاده از یک سیستم essبر سود خود افزود. سایر نکات مثبتی که گزارش گردید شامل: بهبود خدمات ارائه شده , بهبود تمرکز بر عاملهای حیاتی موفقیت , کنترل بهتر بر فروش و تولید, کاهش موجودی کالاو دستیابی به سایر اطلاعات غیر قابل دسترس.

آینده ESS

در تحقیقی که شرکت اینتر نشنال دیتا ”International data corporation ”

که یک شرکت در زمینه تحقیقات بازاراست انجام شده نرخ افزایش استفاده از ess رو به افزایش با نرخ سالانه 40 درصد تعیین گردیده است.

در جای دیگر از ess به عنوان موج آینده

”Future wave of ” نام برده شده است.

مطالعات اخير در مورد سيستم هاي پشتيباني مديران اجرايي در شركتهاي فورچون 500foutune500″ ” نشان مي دهد كه تقريبا 3/1پاسخگويان امروزه از ESSبراي پشتيباني تصميم استفاده مي كنند تا در بهره وري شخصي و يا ارتباطات به آنها كمك كند.

Horn Nord & Deryl nord, 1995) )

دلایل عدم استفاده مدیران ارشد ازess

q متناسب با شیوه های مدیریت فرد نیست

q نوع اطلاعات مورد نیازرا تهیه نمی کند.(اطلاعات محدود)

q اطلاعات پراکنده را نمی تواند در اختیار بگذارد.

q ریسک استفاده غیر مجاز دارد.

q سابقه شکست قبلی دارد. (senn, 1990)

منابع و ماخذ

• صرافی زاده ,اصغر“سیستم اطلاعات مدیریت“چ چهارم,انتشارات میر,1383
• فيضي ، كامران” كاربرد سيستم هاي پشتيبان تصميم در تصميم گيري مديران ” ، مطالعات مديريت ، انتشارات دانشگاه علامه طباطبايي،شماره 45
• Senn A James ”informatin systems in management “,Wadsworthpublishinn co,fth ed,1990
• Mcleod jr raymond”management information system” prentic Hall, Sth ed ,1995
• Jeretta Horn Nord & G. daryl Nord “why managers use executive support systems” industrial management and data systems ,1995
• T.C.E.Cheng and E.W.T.Nagi “management support systems for service quality & reliability